《高效会议管理技巧》学习心得体会

《高效会议管理技巧》学习心得体会

学习完《高效会议管理技巧》之后，深深感到，准备工作极为重要，做任何事情，事先准备工作做成功了，就会成功，否则就要失败。

做为一次会议的全面管理，要从它的启动、计划、实施、控制、收尾阶段进行逐步落实、安排、实施，这几个阶段并非按时间排序。

一、启动阶段

首先在启动阶段，做为会议的发起人，应根据会议的目的，从而决定以哪种形式召开会议，一般情况下会议的目的有：沟通会、资讯传达、监督员工的工作进度、达成协议并解决问题、决策和资源共享、开发创意、激励员工士气、巩固经理人的地位；形式按照人数分为一对一和团体的会议，按照方式分为面对面、电话、视频，按照目的分为：例会、临时会议、宣布人事安排和政策、当众表扬或批评、集思广益会议。有时发起人要与他人（包括协办人、联办人）通过一对一或团体的形式决定会议召开的方式。在启动阶段，应确定会议的目的和方式。

二、计划阶段

其次在计划阶段，做为会议的发起人，应确定一下几个方面事宜：

(一)人员分工

一般人员分工可设为专业小组负责制，小组有专业组、后勤保障组、会务组、综合组、联络组、现场演示组等，根据会议不同，设置相应的小组。同时应确定会议的主持人、记录人、召集人、参会人。明确小组与相关人员职责。

(二)会议时间：一般会议建议在周二至周四召开。

(三)会议地点：建议在会议室召开，讨论会、集思广益、头脑风暴型会议（此类型会议建议5-7人参会）建议采用圆桌型会议，人事安排、工作安排、例行会议人数不限，除非是工作安排型会议，一般情况不建议在经理办公室召开。

(四)会议议程：是对此次会议的整体安排，应包括会议中分享的话题、交流的信息，会议进行的程序、会议时间安排。

(五)应急预案：

1、为防止出现意外情况，各小组成员或相关人员应设置AB角。

2、应对各类参会人进行有效控制（详见控制阶段）。

3、应对各种不良环境制定应急预案，比如：停电、恶劣天气、参会者或工作人员身体健康、交通堵塞等。

(六)会议规则：参会人要将工作安排交给会议的主持人、超过一小时的会议要有书面或邮件加电话的通知、所有参会者都要有准备发言的心态、会议要能准时开始和结束、主持人对决议能否达成负直接责任、在会上要维护别人的尊严、要有人提出不同的意见、会后要能拿到书面的记录、参会者要履行反馈职责。

(七)其他事项

会场及座位的布置，参会者座位布置（详见控制阶段），会议签到簿，参会者交通工具及住宿，是否有资料随会议通知下发，是否需要辅助设备（如投影仪、幕布、白板、录音设备、摄像或摄影设备），准备文具纸张，会场周边位置图（应标注洗手间、餐厅、休息间、出口及应急出口），是否需要参会者准备资料（包括格式、份数），会后是否有娱乐项目，参会者是否有少数民族，是否有人吃素、有否外宾及媒体记者参加。

(八)主持人的准备工作

主持人应在会前对设定沟通目标，根据目标制定行动计划，如何应对争执，并进行swot分析。

三、实施阶段

(一)会议引言：会议引言即会议开场白，在会议开始时，用3-5分钟的谈话，系统而简洁的明确会议宗旨讲话，开场白中应包括会议进行的程序、提供跟讨论有关的资讯、规范会议的议程、制定会议记录者、征求对会议设计是否有意见。

(二)如何控场：控场包括两部分，会议时间的分配和掌握议事进度。

会议（讨论、集思广益、头脑风暴）时间的分配应掌握二八原则（人事调整、工作安排、确定经理人地位等会议除外），即主持人与参会者发言占时间之比。

支持人可以利用语言和非语言的方式进行议事进度的掌控，将主动权掌握在主持人手中，语言可以用“这个观点我们已经知道了，能问一下您旁边那儿先生是什么观点”、“这个观点我们已经知道了，还有其它补充的吗？”等，非语言可以用停止正在做的笔记、用手势压一压等来提醒参会者停止发言。

(三)如何达成会议决策

1、 形成会议决策的流程：

a) 用足够的时间检查会议讨论事由的困难是什么，并且与参会者达成共识。

b)用列举法、图表法提出提案，并进行讨论。

c) 列出图表、列举事实以后，客观的评估每个提案的优劣。

d)估计每个议案的获益率。

e) 评估有没有采集更多资料的需要，如有立即散会收集，否则征集反对意见。

f)需求参会者对每个议案的表决。

g)对这个议案进行修改、补充。

h)对提案的负责人、监督人、执行人进行确定。

2、 形成决策的方式:

形成决策的方式一般有一下几种方式 ：

a) 权威决策

b)少数服从多数

c) 共识决策

d)无异议决策

e) 头脑风暴法：此时需注意不能歧视每个观点，不许打进他人

f)专家决策：专家在会场内外均可

g)异地思考法

h)思路转换法---特意设置一个角色，提出与众不同、反向、不太合理的方式，类似黑脸。

利用会议中的冲突，达成会议决策，冲突一般分为暴力型、迁就型、回避型、协作型、妥协型

(四)如何圆满结束会议

会议结束之前 ，至少需留5分钟左右时间，进行会议总结，并与参会者进行沟通，确保会议达成决策一致，每个人职责是否分配妥当，如有必要，可对其中的关键人或关键步骤的每个人逐一进行确认、核对。

四、控制阶段

会议中的控制比较重要，如果掌握不妥，很可能就是一次失败的会议，一般情况从以下两方面对参会者进行控制：

(一)参会者类型

参会者中一般有五种类型，分别为蝉、鲨鱼、驴、兔子、螃蟹类型，这五种的鉴别及应对方案如下：

1、蝉型参会者

如何鉴别：该类型的参会者一般会有以下现象，讲故事（和讨论的主题无关）；讲了很久才能进入主题；讲的太模糊，没有具体事例；拒绝倾听别人的观点

应对方法：应对方法有摇头且微笑；把笔记本合上，暂停记录；用手势示意对方停止讲话；事先提醒用时间限制；用总结的方式；转移发言人。

2、鲨鱼型参会者

如何鉴别：该类型的参会者一般会有以下现象，有攻击别人的倾向；给予消极否定意见。

应对方法：应对方法有非语言性打断；重申会议规范；用反问法。

3、驴型参会者

如何鉴别：该类型的参会者一般会有以下现象，防卫性特别强，心里有堵墙；不能站在别人的立场上看待问题；过于敏感。

应对方法：应对方法点名发言、重复问题、突出他的贡献。

4、兔子型参会者

如何鉴别：该类型的参会者一般会有质疑正在使用的程序，总是提议不同的方法。

应对方法：应对方法是肯定他的贡献，重申可以先试用现在的程序。

5、螃蟹型参会者

如何鉴别：该类型的参会者一般会有做别的事情、小团体讨论、经常接电话、经常打瞌睡、干与会议无关的其它事情。

应对方法：应对方法强调时间压力、重申会议规范、带入别人、短暂沉默。

(二)参会者的座位安排

将参会者中兔子安排在主持人正常的视线内（尤其是集思广益、头脑风暴、方案研讨会议），螃蟹安排在兔子旁边，用于约束螃蟹的行动，鲨鱼、蝉、驴放在螃蟹的旁边，可以安排在主持人正常视线外，可以限制其发言。

五、收尾阶段

(一)会议的评估：可以在会议结束之前，发给参会者评估表，评估本次会议的效率如何，评估内容至少应包括但不仅限于：会议是否有必要、开会的目的是否清楚、工作分配是否得当。

(二)会后的跟进

会后的跟进主要包括两个方面，即参会者和主持人两方面。

1、参会者会后跟进

参会者会后跟进应从以下几个方面做起：首先拿到会议记录后要认真细读，其次应不折不扣的执行会议安排，还要考虑自己任务的完成方法，最后一定要认识到会议是一项新任务的开始。

2、主持人会后跟进

主持人会后跟进应从以下几个方面做起：首先请大家填写会议评估表（前有所表），针对评估表中的意见或建议进行改进措施；也可以直接询问和联络缺席的同事的看法；制定跟进计划，负责具体的跟进工作；如有需要，可以找高层协助；如计划进行顺利，则取消下次会议；会议之后应进行自我检查，总结该次会议的得失情况。

六、会议管理技巧方面

(一)会议中的沟通技巧

沟通工作极为重要，他不仅仅体现在会议中，而且他已经深深的融入在我们的生活、工作、学习任意一个环节中。沟通的书面定义：是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。我理解的“沟”应该为用语言去说，用肢体语言去表示，“通”就是成员之间说的、表示的相互一致。

1、沟通中的问题

沟通中要避免沟通漏斗现象，要确保心里想的、说的、听到的、听懂的、行动的较为接近，因此，在沟通中要避免以下几个方面：

a) 由于沟通者的文化背景、年龄、性别、语言不同，造成在平行线上跑，无法达成一致。

b)信息和专业知识掌握的不够。

c) 重点强调不足，条理不清楚。

d)出现不会积极的聆听、有偏见、先入为主、判断错误现象。

e) 沟通时间长，失去耐心，造成争执。

f)按自己的思路思考，忽略了他人的需求。

g)准备工作不充分，时间不妥。

h)语言不通。

i)记忆力不好。

2、有效沟通的原则

a)有明确的沟通目标

b) 有明确的时间约束

c)充分做好沟通准备工作

d) 要重视每一个细节

e)要积极努力的倾听

f) 双方努力达成目标

3、沟通技巧

要顺利的完成沟通工作，我认为首先要能做到换位思考，要把自己、对方、设身处地这三者关系掌握好；其次是要能得到对方充分的信任，要找到双方的共同点，适当展示能力和水平，适当的暴露脆弱的地方来建立信任；最后要认识到，沟通中的冰山模式，即工作层面关系和私人层面关系，两者也是二八比例。

(二)会议中的批评技巧

会议与平时的批评基本一样，他也应该有一定的技巧，首先应该表扬特定的成就，然后指出做的不好的地方，最后以肯定和支持来结束，即所谓的汉堡原理，先表扬再批评最终再表扬和肯定。

(三)倾听技巧

倾听应该是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地理解说话者的内容，跟着他一起去体验，感受整个过程。在倾听时，需注意以下几个方面：

1、倾听的礼节

在倾听时，一定要有足够的耐心，不要轻易打断别人的说话。假如别人讲的是故事，做为听众首先应该听听这个故事，其次是听听这个完整的故事，最后是先听听别人完整的故事。

2、倾听的技巧

在倾听时，打断对方说话固然不妥，但是一声不吭、无动于衷也是万万不可的。因此在倾听时，也要有所回应，首先坐姿应该倾听，用肢体语言拉近距离；可以点头而且微笑的方式予以回应，倾听时经常性的眼神接触也是必不可少的，偶尔发出倾听的声音、重复或总结对方的谈话内容，必要时做记录，这些都是在倾听时不可缺少的技巧。

(四)讲话的流程

讲话首先应该展示自己的观点，然后探询他人观点，对自己和别人的观点进行讨论，通过总结、表决的方式确定一个大多数人认可的观点。

(五)主持人的守则与责任

一次会议的成功与否，主持人的作用极为重要，因此对一个主持人的要求就很高，需从以下两个方面做起：

1、主持人的守则与责任

做为一名主持人应该有良好的职业操守，任何不公正、偏激的言语、动作不应该在会中体现出来，所以以下几项是基本要求。

a)要营造和谐的气氛

b) 负责会议照常进行

c)负责总结讨论内容

d) 引导发言人去解释

e)帮参会人理清思路

f) 避免会中意见一边倒

g) 减少和议题无关的争论

h)要保持中立的态度

2、会议避免出现的现象

在会议中，主持人要避免以下的现象:

a)听完陈述之后没词了

b) 向对方之一标示赞同

c)阻止对方宣泄

d) 提出双方都是错误的

e)缩小问题严重性

f) 引导双方攻击自己

g) 建议举行其他主持人会议

h)表达出自己不愉快的情绪

(六)参会者的守则与责任

一次完满的会议，离不开参会者与主持人的相互配合，因此，对于一个参会人也要有相关的要求，主要是从以下几个方面做起：

a)准备工作，主要是要有一个开放的心态

b) 会中要贡献自己的创意、意见、建议

c)已解决问题为己任

d) 排除部门之见

e)尽可能多的获取信息

f) 耐心倾听，尊重他人意见

g) 勇于发言，言之有物

h)不隐恶扬善，不攻击他人人身

i) 避免不当的肢体语言

j) 及时做会后总结