常用的公文写作方法

主要介绍公司常用的公文写作方法及格式

（一）一般公文格式规定

1.公文外观概况

（1）公文用纸：公文用纸为A4型白纸：210mm×297mm。

（2）公文排版

a.文字从左至右横排，每页22行，每行28字，与天头（上白边）为：37mm±1mm b.下行文首页公文头与天头（上白边）为：65mm±1mm；上行文首页公文头与天头（上白边）为：120mm±1mm。

c.发文字号、“签发人”：3号仿宋；签发人姓名：3号楷体。

d .标题：2号华文中宋宋体加粗。

e.主送机关、正文、附件、成文日期、附注：3号仿宋。

f.正文中各级标题：

一级标题：3号黑体。例：一、二、三、。

二级标题：3号仿宋。例：（一）（二）（三）。

三级标题：3号仿宋。例：1.2.3.

四级标题：3号仿宋。例：（1）（2）（3）。

g.公文结构层次数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。第五层为“（a）”。

h.“主题词”：3号黑体；词目：3号宋体。

i.抄报、抄送、印发机关、印发日期、共印份数：3号仿宋。

j.页码：4号半角白体阿拉伯数码。

k.附件正文：其标题及内容的字体字号同正文部分。

（3）公文印刷与装订

双面印刷，页码套正，两面误差不超过2 mm。墨色均匀，字面整洁。左侧装订，骑马订或平订。

2.公文中各要素标识规则

（1）公文份数序号

如需标识公文份数序号，用3号阿拉伯数码顶格标识在首页版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，顶格标识在首页版心右上角第1行，两字之间空1字。 如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在首页版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（3）紧急程度

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

紧急程度顶格标识在首页版心右上角第1行，两字之间空1字。

如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在首页版心右上角第1行，紧急程度位于其下第2行。（四）发文机关标识

发文机关标识＝发文机关全称（或规范化简称）＋“文件”。

（4）发文字号

由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关代字后不加“字”。年份、序号用阿拉伯数字。年份标全称，用“〔〕”括入。序号前不加“第”，序号不虚位。

发文字号距发文机关标识下空2行，在红线上方4mm处。发文字号在上报公文中居左侧空1字，在其它文种中居中。

（5）签发人：凡上报公文需标识签发人姓名，签发人应为本单位的主要负责人或主持工作的负责人。

签发人平行排列于发文字号右侧，距右侧空1字。签发人与签发人姓名之间用全角冒号分隔。

如是联合上报文件，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红线与之距离为4mm。

（6）标题

标题＝作者“关于”＋公文的主要内容＋文种。

转发文件标题＝“关于转发”＋被转发机关名称＋原文件名称＋“的通知”。 如被转发文件仍是转发文件，则被转发机关名称标识最高级机关。

如被转发文件是联合发文或被转发机关名称过长，则被转发机关名称可省略。 标题位于红线之下空2行，主送机关之上空1行，居中排版。标题为多行时，各行词意完整，排列对称，间距恰当。

文种有13种。经常使用的文种有通知、通报、决定、通告、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（7）主送机关

位于标题下空1行，左侧顶格，回行时仍顶格。各主送单位之间用逗号，最后一个主送机关后用全角冒号。上行文只能有一个主送机关。

（8）正文

在主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 如是转发文件，应在正文中写明被转发文件的原文号。

（9）附件

公文如有附件，应标识附件和名称。

本机关印发或转发文件不标识附件。

附件距正文之下空1行，成文日期之上空2行，左空2字。

附件与附件名称之间用全角冒号。附件名称后不加标点。如附件名称需回行，顶格标识。如有多个附件用阿拉伯数字标识（如“附件：1. ×××）。

附件正文在左上角标识“附件：”（有序号的标识序号），附件的序号和名称前后标识应一致。附件与正文一起装订。

（10）成文日期

成文日期用大写数字标注。

标识方法：插入－日期和时间－语言“中文”－选择大写数字的年月日。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期为领导人最后签字的日期，在正文（有附件的在附件）之下2行，距右空4字。

联合下发的公文在落款处标识发文机关名称，成文日期为最后签发机关负责人的签发日期，在最后一排印章之下标识。

（11）印章

a.单一发文的印章

印章上弧距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。

b.特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下成文日期及印章位置时，应采取调整行距、字距、删除空行或增加、减少公文内容的方法，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

会议纪要不加盖印章。

（12）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外，其它应当使用阿拉伯数字。

（13）附注

公文如有需要说明的其它事项可标识附注，在成文日期下空1行，居左空2字，加全角括号标识。

凡上报的公文，应标识联系人和联系电话，标识格式如下：

（联系人：×××□联系电话：办电；手机）。

（14）版记

版记应置于公文的最后一页（含印发文件转发文件附件），版记的最后一个要素置于公文最后一页的末行（见图4）。版记中各要素之下均加一条横线，横线宽度同版心。

a.主题词

“主题词”居左顶格书写，后标全角冒号。词目按照《交通部公文主题词表》标注（见附件：2），不受类别限制，根据词目涵义由小到大，从公文内容到文种，一般标注3到5个词目，词目之间空1字。当主题词表中找不到准确反映文件内容的词目时，可根据内容添加词目，并在该词目后标识“△”。

b.抄报、抄送

公文中如有抄报、抄送，位于主题词之下，印发机关及印发日期之上，距左右各空1字。抄报机关应为上级机关。抄报机关之间用逗号分隔，回行时与冒号后的抄报机关对齐，最后一个抄报机关后标注句号。

抄送机关应为下级机关、平级机关或不相隶属的机关。抄送机关之间用逗号分隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标注句号。

上行文无抄报、抄送。

c.印发机关及印发日期

位于主题词之下，有抄报、抄送机关的在抄报、抄送机关之下。印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字标识。

d.共印份数

版记的最后一个要素，位于公文末页的末行，用全角括号标识，距右空1字（不标注拟稿人）。

（15）页码

Word文档中在“视图－页眉和页角”里设置页码，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。页码奇偶页不同，单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页不标识页码