公司印鉴管理办法

公司印鉴管理办法

第一章总则

第一条为规范公司印鉴刻制、使用、管理及废止等相关事宜，确保公司各类印鉴安全、合规、高效使用，保障公司印鉴的权威性、严肃性和安全性并兼顾工作效率，特制定本办法。

第二条公司印鉴集公司主权、责任和信物于一体，是公司权力的载体，是公司内部管理的安全阀门和风险控制器，也是公司人格的法律体现，必须规范、合理、严格管理，保障公司各项业务的正常、有效运作。

第三条公司下属全资、控股子公司参照本办法制定本公司印鉴管理办法。

第二章印鉴的分类

第四条本办法所指印鉴包括以下主要内容：

1.印章：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的具有法律效力的印章。包括公司公章(含电子章)、党委印章(含电子章)、纪委印章(含电子章)、工会印章、董事会印章、财务专用章、合同专用章、法定代表人印鉴和法定代表人签字印章等。

2.各职能部门印章。

3.其他具有印鉴作用并可归为印鉴范围的印章。

第三章印鉴申请和刻制

第五条公司各类印鉴的刻制均须严格按照第七条的审批流程办理，未经公司授权和批准，任何部门和个人不准私自刻制。

第六条公司印鉴刻制审批流程如下：

1.公司向主管机关登记的印章或指定业务专用的公司印章刻制审批流程如下：

综合管理部提出申请（填写《印鉴刻制申请表》(附件3)）——综合管理部负责人签字确认——分管领导审核—总经理审核——董事长批准——综合管理部办理。

2.部门印鉴刻制审批流程如下：

使用部门提出申请（填写《印鉴刻制申请表》(附件3)）——部门负责人签字确认——综合管理部负责人会签——分管领导审核——总经理核准——综合管理部办理。

第七条 印鉴刻制、备案、启用程序严格按照《公安部印章管理办法》及昆明市公安局相关规定办理，不得到非法刻制印鉴的机构刻制印鉴。

第四章印鉴的管理

第八条公司印鉴按照“逐级审批、分类管理、专人负责、规范用印”的原则进行管理。

第九条公司印鉴分类保管规定如下：

第十条印鉴启用前要建立印鉴保管登记册，载明印鉴名称、留存印模、启用时间和印鉴保管人姓名等。不同种类印鉴由相应保管部门统一登记建册。

第十一条印鉴保管人应妥善保管好印鉴，如有正常磨损、意外损毁或遗失等异常情况，印鉴保管人必须及时向公司报告，以便及时采取防范措施。

第十二条公司印鉴（包括电子印鉴）须存放在专用保险柜中，若需使用，须至少两人同时在场。在使用公司印鉴时，印鉴保管人见到经相关领导审批同意的《用印审批单》（附件5）后方可用印，用印时印鉴保管人要根据《用印审批单》所载内容用印，不得随意将印鉴交由他人自行用印。

电子印鉴密码由印鉴保管人和保管部门负责人保管，不得随意将密码泄露给其他人知悉。

第十三条印鉴保管人严禁擅自将印鉴交由他人保管和使用。若印鉴管理部门负责人或印鉴保管人因事不在公司，由印鉴管理部门负责人授权本部门其他员工负责管理印鉴，并做好书面交接手续，代管人承担代管期间相应的管理职责。

第十四条印鉴保管人发生非临时性变更，应通过印鉴保管责任部门负责人安排，在其监督下办理书面交接手续，并报综合管理部备案。

第十五条为保证用印安全，公司印鉴原则上不得外带。特殊情况须外借的，由用印部门经办人填写《印鉴外借审批单》（附件4），经董事长批准后，由至少两人同时携章前往。

第十六条印鉴外带期间，只可将其用于申请事由，并由带章人员审核用印内容无误后方可用印。印鉴带出期间由带章人员对印鉴的使用及安全承担一切责任。带章人员严禁将印鉴转借他人。

第十七条印鉴保管人离职时，其管理的印鉴使用登记和档案需作为员工离职移交工作的一部分。

第五章印鉴的使用审批及登记

第十八条 公司印鉴使用实行审批制度，印鉴使用审批流程为：用印部门提出申请——用印部门负责人签字确认——印鉴保管部门负责人审核——根据印鉴类型和审批权限由公司相关领导审批同意——印鉴保管人办理。

例如，公司公章审批流程为：用印部门经办人填写《用印审批单》——用印部门负责人签字确认——综合管理部负责人审核——分管领导审定——根据相应审批权限报总经理或董事长批准后，公章保管人根据《用印审批单》（附件5）所载内容受理用印。

第十九条 用印审批权限为：

第二十条 用印部门经办人填写《用印审批单》（附件5）时，应载明用印内容、用印数量、用印日期、用印经办人、审批签字手续等记录，特殊用印情况要作出具体说明。印鉴保管部门对《用印审批单》进行形式审查，经办部门对用印材料进行实质审查，对真实性和完整性负责。

第二十一条 用印审批人因特殊原因，在一定时间内无法履行用印审批职责时，应事先指定专人履行用印审批职责。若未授权他人代为审批，在用印文件急需用印时，由经办部门与印鉴保管人一同以电话或短信方式请示审批人同意后，印鉴保管人方可用印；若以电话或短信方式请示审批人未及时获得回复或联系不上审批人时，由经办部门与印鉴保管人一同请示分管领导审批同意后，印鉴保管人方可用印；若在确实联系不上审批人和分管领导的情况下，由印鉴保管部门负责人审批同意后，印鉴保管人方可用印。用印后，印鉴保管人须留用印文件的复印件备审批人补批，用印部门事后须补齐审批手续。

第二十二条 印鉴管理部门根据用印类别，建立用印登记簿，用印登记簿与《用印审批单》（附件5）必须同步使用。在遇到第二十二条所述特殊情况时经办部门可先用印并登记，随后及时补办《用印审批单》手续。印鉴保管人应及时将《用印审批单》收集保存，定期将《用印审批单》和用印登记薄整理核对年末时移交公司档案室存档备查。

第二十三条印鉴保管人用印时，应对文件内容、份数和《用印审批单》上载明的内容、份数进行核对，核对无误后方可用印，避免多盖、漏盖、错盖。

第二十四条 原则上不得对空白文件和有空项的文件用印，确因特殊工作情况，需要对空白文件和有空项的文件进行用印的，用印部门应在《用印审批单》（附件5）“用印情况说明”一栏内，对相关情况作出具体说明，经审批人同意后方可用印，并在用印登记薄上注明“空白用印”情况。用印文件使用完毕，用印部门须向印鉴保管部门提交补充完善的文件复印件；未使用的空白、空项用印文件原件应交回印鉴保管部门。

第二十五条公司法定代表人签字章必须经本人同意并履行审批手续后方可用印。公司法定代表人因事不在公司，若有急需盖印法定代表人签字章的各类资料，由用印需求部门分管领导与公司法定代表人沟通获得同意，并由印鉴保管人向法定代表人确认无误后方可用印。用印后，印鉴保管人应及时将相关信息反馈董事会工作部负责人。

第二十六条任何人员无权安排或强制要求印鉴保管人违反用印审批程序违规用印。印鉴保管人有权拒绝在不符合程序的文件上用印，但有义务协助经办人员完成审批程序。

第二十七条所有加盖公司印鉴的文件均需留底，留底文件由用印部门提供印鉴保管人保管，留底文件以能表述清楚用印文件情况为宜。每月初，印鉴保管人编制上月用印留底文件目录清单存档备查。外单位使用公司印鉴的，须由经办部门留底全部资料。

第二十八条需使用电子公章报送的电子资料，必须留存对应的纸质文档和相应的审批表。每年结束后，电子公章保管人编制相应文件目录清单交公司档案室存档备查。

第二十九条原则上禁止在手写文件上用印。禁止在内容填写不全的文件或空白纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书等文件上用印。

第三十条经公司领导审批并按批示意见办理完成相关审批手续的材料，根据上述审批权限视同完成用印审批手续，可不需填写《用印审批单》（附件5）直接用印,但以上用印情况须填写用印登记簿并将领导批示意见复印交印鉴保管人存档。

第三十一条 已履行完合同审批程序的合同、协议需加盖公章时，用印部门出具审批完备的《合同审批单》后可用印并登记，同时须将盖章后的合同正式文本留存一份给印鉴保管人存档。在办理合同、协议用印程序时，《合同审批单》与《用印审批单》（附件5）具有同等效用；已由所有董事签字的董事会决议加盖董事会专用章时不需另行办理用印程序，可用印并登记，同时须将盖章后的合同正式文本留存一份给印鉴保管人存档。

第三十二条 报送到外单位需加盖公章的文字材料，如情况说明等，视为发文，填写《发文审批单》进行审批后用印。

第三十三条 公司党委、纪委、工会、共青团印鉴管理参照本办法相关规定执行，上级对口单位有专项规定的，按照有关规定执行。财务专用章由财务管理部管理，严格按照财务制度执行。

第六章管理责任

第三十六条对违反本办法使用公司印鉴的，公司将给予当事人问责处理和相应行政处理及经济处罚。造成严重后果的，公司将视情况追究当事人的经济和法律责任。

第三十七条因保管不当造成印鉴遗失的，由印鉴保管人承担全部责任。公司根据情节和后果追究印鉴保管人和相关责任人的责任。

第三十八条如有误用或错用，由印鉴保管人承担全部责任，经审核盖章后出现意外情况由批准人负责。

第三十九条印鉴保管人因工作变更、合同期满、退休等离职后，若发现由于印鉴保管人在管理印鉴期间因印鉴误用、错用或其他与印鉴有关原因导致产生的一切问题，印鉴保管人应承担相应的责任且不予免责，并承担相应的法律责任。