办公场地装修工程项目家具采购竞争性谈判文件

办公场地装修工程项目家具采购竞争性谈判文件

项目名称：XX公司

办公场地装修工程项目家具采购

XX公司

二○二一年七月

邀请函

敬启者：

我公司拟通过竞争性谈判采购方式实施XX分公司办公场地装修工程家具采购。经初步筛选，现邀请贵公司参加竞争性谈判。因疫情原因，本次竞争性谈判采用视频会议方式。

如贵司有意参与，须：

1.请在2021 年8月4日前回复邮件确认。

联系人及联系电话：

邮箱地址：

2.在规定时间内按照邀请函附件之规定准备竞争性谈判比选文件，准时提交文件并参加竞争性谈判，逾期不予接受。

竞争性谈判比选文件提交时间：2021年8月16日14:00前，同时请提交谈判比选文件电子版（腾讯网络会议室内）、书面版（邮寄）。

提交地点:

联系人及联系电话：

参会方式：

参会时间：2021年8月16日14：00

4.网络竞标时间如有变化另行通知。

特别提示：

1.不得将本次邀请活动解释为招投标并依有关法律来评断相关行为和行为效力；

2.受邀请方负有保密义务，应对所收到的材料保密，我公司对所收到的材料也负有同等保密义务；

3.对邀请书的解释权归我公司。

附件：

1.投标人须知

2.承诺与声明

3.家具采购清单

4.设计效果图

XX公司

2021 年7月30日

附件1

投标人须知

一、总则

1、适用范围

本须知仅适用于本文件中所述项目的实施。

2、定义

（1）“家具需求方”指XX公司

（2）“报价人”指符合投标须知规定的条件，向家具需求方提交投标文件的家具供应商等。

3、投标限制价

投标最高限价XX元。

4、合格报价人

（1）报价人应遵守国家有关的法律、法规及本投标须知的规定；

（2）具有工商行政管理部门核发的营业执照的企业法人，具有设计、施工能力及良好的商誉，在法律和财务方面独立；

（3）竞标单位方案中产品的生产企业须具备相关家具设计、制造资质证书，并通过ISO9001质量管理体系和ISO14001环境管理体系认证，并向我公司出示营业执照和资质等级证书复印件；

（4）家具质量符合绿色环保标准，甲醛、TVOC等有害气体排放要符合安全标准，并提供相应检测报告；

（5）家具供应商能满足营业部日常维护需要，维护人员需在2小时内到达现场。

（6）承认竞争性谈判采购方式，接收谈判结果是报价人参与谈判的前提。即只要报价人按本邀请投标须知规定的时间递交投标文件就表明报价人已承认竞争性谈判采购方式，接收谈判结果。

二、竞争性谈判文件的编制和要求

1、报价人应当按照投标须知的要求编制投标文件，投标文件应当对投标须知提出的要求和条件做出实质性应答。如报价人没有按照要求提交全部资料或者招标文件没有对邀标说明书在各方面都做出实质性响应，是报价人的风险。没有实质响应邀请招标说明书要求的招标文件将被拒绝。

2、投标文件应用A4规格纸编制并装订成册（图纸可采用其他规格纸张），主要由以下几部分组成：

（1）商务部分。

l 所有资格文件复印件；

l 报价书（附件1.1）；

l 报价人法人代表授权委托书（附件1.2）；

l 资格声明文件（附件1.3）；

l 邀标保证书（附件1.4），由报价人法人代表或授权代表签字或盖章并加盖公章认可；

l 报价人营业执照、所有相关资质证书复印件以及主要业绩，需提交的资格证明文件，包括但不限于：

-关于资格的声明；

-公司营业执照（复印件）；

-由工商局提供的主要股东注册资料；

-法定代表人证明书、法人身份证复印件、被授权人身份证复印件；

-投标人情况表；

-公司所在地地址、办公电话、传真机号码、法人手机号码、邮政编码、公司电子邮箱；

-报价人近三年完成的与本项目类似的业绩及典型实例介绍（合同复印件或中选通知书复印件并加盖公章）；

l 报价人认为需要提供的其他商务资料；

（2）报价部分。

l 预算总表（附件1.5）；

l 预算明细表（附件1.6）；

l 报价人认为应提交的其他文件。

（3）技术部分

l 质量保证体系及质量认证证明；

l 家具质量检测报告；

l 技术方案说明（附件1.7）

l 售后服务保证书（包含附件1.8内容，可包括在技术文档中）；

l 报价人认为应提交的其他文件。

注意：以上报价人提交的所有文件需加盖单位公章。

三、家具要求

我公司对此次招标提出以下技术及材料要求：

1、此次招标家具清单和标准详见附件三《办公家具采购清单》：

2、供货周期：40天

四、竞争性谈判比选文件的递交

1、竞争性谈判比选文件应于邀标须知规定的截止时间之前用非透明文件袋密封送达指定地点，在封签处加盖公章。同时，在文件袋正面右上角标明“实施人名称、项目”及“正本”和“副本”字样。

2、竞争性谈判比选文件需提供正本壹份、副本贰份，同时，需提供电子文件一份。

3、正本和副本不符，以正本为准。

4、正本及副本均应为打印，任何行间插字、涂改和增删，必须由报价人法人代表或授权人签字或者盖章。

5、商务文件、报价文件及技术文件分别装订。商务文件、技术文件正本及副本分别密封。

6、未按照邀标须知制作的投标文件，采购人将拒收或定为废标，其可能造成的后果由报价人自行承担。

六、竞争性谈判比选文件的语言及度量衡单位

1、竞争性谈判比选文件和与竞争性谈判有关的所有文件均应使用中文。

2、除相关规范另有规定外，竞争性谈判比选文件使用的度量衡单位，均采用中华人民共和国法定计量单位。

七、评标时间

1、所有投标文件必须在2021年8月11日14:00前送达下述评标地点，并按采购人规定时间进行评标。逾期送达或不符合规定的投标文件恕不接受。

投标文件送达地点：XX，收件人：XX，手机：XX

2、到评标时间为止，采购人收到的投标文件少于3个的，家具需求方将视实际情况，决定继续进行邀标或者重新组织邀标。

3、报价人在参加投标过程中所产生的一切费用，不论评选结果如何，全部由报价人自理。

八、评标程序

1、按上述评标时间和地点进行评标。

2、参加投标的报价人法定代表人或授权代表应随身携带法定代表人证明文件或授权代表本人身份证以证明其出席。

3、评标程序

（1）报价人向采购人提交投标文件；

（2）家具需求方指派专人检查投标文件的外观；

（3）评审小组成员共同开启投标文件，审查投标文件是否完整，文件签署是否符合要求，评标依据为邀标说明书要求及报价人投标文件，报价人只对确定为实质上响应投标说明书要求的投标文件进行评价和比较；

（4）报价人分别进行第一次报价；评审小组全体成员与报价人分别就质量、方案、价格、售后等进行竞争性谈判；

（5）报价人在竞争性谈判的基础上进行第二次报价；

（6）评审小组综合评分。

l 评审小组将审查报价文件是否完整，是否有计算错误，文件是否恰当地签署（含法定代表人签章和报价人公章）。如果用数字表示的金额和用文字表示的金额不一致，应以文字表示的金额为准；当单价与数量的乘积和总价不一致时，以单价为准，并修正总价。若报价人拒绝接受上述修改，其报价将被拒绝。

l 投标图纸范围内的所有项目都应包括在报价人报价内，报价人有缺项、漏项的，视为已包含在其他项目中，由报价人自行承担，采购人不再另行支付费用。

l 在对投标文件进行详细评估之前，评审小组依据报价人提供的资格证明文件审查报价人资格，不符合邀标须知要求资格的报价人将被拒绝。

l 评审小组将确定投标文件是否符合邀标须知文件的所有条款、条件和规定。报价人不得对邀标须知中内容进行实质性修改响应，否则其报价将被拒绝。

l 评审小组拒绝被确定为非实质性响应的报价人，报价人不得通过修正或撤销不符之处而使其投标文件成为实质性响应的投标文件。

（7）投标文件的澄清

l 为了有助于对投标文件进行审查、评估和比较，评审小组有权向报价人质疑，请报价人澄清其投标内容。评审期间，报价人法定代表人或委托代理人有责任按照采购人通知的时间、地点指派专人进行答疑和澄清；

l 报价人对要求说明和澄清的问题应以书面形式明确答复，并由法定代表人或其委托代理人签字；

l 报价人的澄清文件是投标文件的组成部分，并取代投标文件中被澄清的部分；

l 投标文件的澄清不得对投标文件进行实质性修改。

l 澄清文件应按评审小组规定的时间提交。

4、结果评审

本次评审采用综合评分法，家具需求方根据评定标准：从选材、体系认证、质量保证、服务方案、价格、匹配度等等综合评定最后确定中选人，把合同授予被确定为实质上响应邀标须知要求的、具有合同履行信誉且方案设计与其他综合性价比最佳的报价人。家具需求方不保证最低报价中标。

九、有以下情况之一者应视作投标材料无效

1、图文和字迹模糊、表达不清，内容不全或粗制滥造的，未按要求填写或可能导致非唯一理解的投标文件。

2、报价人未能在规定时间提交投标文件的。

3、由于其它原因，评委一致认为应排除的。

十、投标说明书调整及答疑

1、在投标截止期前的任何时候，无论出于何种原因，家具需求方可主动地或在解答报价人提出的澄清问题时对投标说明书进行修改。

2、投标说明书修改的补充通知及答疑记录将以书面形式通知所有领取投标说明书的报价人，并对其具有约束力。报价人应立即以书面形式确认已收到修改文件。

3、为使报价人在编写投标文件时，有充分时间为投标文件的修改部分进行研究，家具需求方可以酌情延长投标日期，并以书面形式通知已领取投标说明书的每一报价人。

十一、中选通知

家具需求方通过综合评分确定中选人，由家具需求方向中选人发出中选通知，中选通知书将作为签订合同的依据。对未中选的报价人，家具需求方保留不作解释的权利。

最终施工项目和数量以双方签订的合同为准，在签订合同前，家具需求方保留调整工程项目需求的权利。

十二、合同订立

1、中选通知书发出后30个工作日内由家具需求方和中选人签订合同。签订合同前，家具需求方保留对工程项目需求及我公司具体签约主体做出调整的权利。

2、报价人提供的投标文件、投标过程中形成的书面文件均作为签订合同的依据。

十三、过程保密

1、投标直到公布授予合同为止，凡有关对投标文件的审查、评标工作，都在保密的情况下进行。有关信息和资料，均不得向报价人或与上述工作无关的人员泄漏。

2、报价人在上述工作过程中对家具需求方人员施加影响的任何企图，都可能导致取消其投标资格。

十四、中选人违约

如中选人违约，需按照投标文件承诺承担相应责任，家具需求方可重新选定中选单位。

十五、其它说明

1、 报价人提交的所有投标文件无论中选与否一律不予返还。

2、中选人为完成本项目设计工作而提交的全部设计成果的知识产权归家具需求方所有（但其中具有人身依附性的权项除外）。未中选的报价人的投标文件的知识产权归报价人所有，但家具需求方有权无偿为本项目之目的使用该投标文件，报价人不得干涉。

3、本文件的解释权在家具需求方。

附件1.1

投 标 函

致：XX公司

根据贵方邀标须知，正式授权下述签字人(姓名和职务)代表报价人（报价人名称），提交下述文件正本壹份、副本贰份。

（1）商务文件

（2）技术文件

（3）报价文件

（4）其他文件

据此函，签字代表宣布同意如下：

1．报价人将按邀标须知的规定履行合同责任和义务。

2．报价人已详细审查全部邀标文件，包括修改文件（如有的话）以及全部参考资料和有关附件。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权利。

3．报价人同意提供按照贵方可能要求的与其报价有关的一切数据或资料，理解贵方不一定要接受最低价的投标。

4、一旦我方中选，我方将根据投标文件的规定严格履行合同，保证于承诺的时间内完成项目，并交付采购验收、使用。

5、我方决不提供虚假材料谋取中选、成交、决不采取不正当手段诋毁、排挤其他报价人、决不与采购人、其它报价人恶意串通、决不向采购人和评标小组成员进行商业贿赂，如有违反，无条件接受贵方及相关管理部门的处罚。

报价人名称（加盖公章）：

日 期： 年 月日

附件1.2

法定代表人授权委托书

XX公司：

本授权书声明：注册于（报价人住址）的（报价人名称）法定代表人

（法定代表人姓名、职务）代表本公司授权在下面签字的

（报价人代表姓名、职务）为本公司的合法代理人，就贵方组织的 （项目名称）参加评标，以本公司名义处理一切与之有关的事务。

本授权书于 年 月 日签字生效，特此声明。

法定代表人签字：

被授权人签字：

日 期： 年 月 日

附件1.3

资格声明函

1、名称及其它情况：

（1）报价人名称：

（2）地址：邮编：

电话：传真：

（3）成立和/或注册日期：

（4）法定代表人及主要负责人：

（5）实收资本：

（6）近期资产负债表：（到2020年12月31日）

<1>固定资产：

<2>流动资金：

<3>长期负债：

<4>短期负债：

（7）开户银行： 账号：

2、营业执照（经年检的副本复印件加盖报价人公章）。

3、本次邀标要求的其他资格文件以及报价人认为需要声明的其他情况：

兹证明上述声明是真实的、正确的，并提供了全部能提供的资料和数据，我们同意遵照贵方要求出示有关证明文件。

报价人公章：

报价人授权代表签字：

日期： 年 月 日

附件1.4

投标保证书

致：XX

本书作为__________________（报价人）对XX公司（项目）邀标采购提供保证，如我公司中选后不能履行各项承诺，我单位（或公司）将同意按我公司商务报价总额的20%向贵公司支付违约金。

本保证书自贵公司通知中选之日起一年内有效，除非贵公司提前终止或解除本保证书。

本保证书为不可撤销保证书。

公司全称（加盖公章）：

开户银行：

账号：

法定代表人或委托代理人签字：

日期：年 月 日

附件1.5

报价总表

项目名称：

报价人代表签字（加盖公章）

日期：

附件1.6

报价明细表

项目名称：

报价人代表签字：

日期：
附件1.7

技术方案说明

包括但不限于以下内容：

1、货物主要技术指标和性能的详细描述；

2、技术规格偏离表；

3、供货、安装的时间进度及保证措施；

4、货物安装、验收标准；

5、售后服务方案；

6、投标供应商认为有必要提供的其他文件，可以根据自身的经验，提出合理化建议。

附件1.8

售后服务计划

1、 详细说明售后服务的内容及保证措施；

2、 详细说明售后服务的形式；

3、 免费维护、维修时间、解决解决问题时间；

4、 售后服务单位名称、地点；

5、 该次项目所提供的其他免费物品或服务；

注：1、各报价人应按要求详细制定出所列条款。

2、“售后服务计划”应由报价人代表签字，并加盖单位公章。

附件2

承诺与声明

XX公司

本公司特承诺声明如下：

一、我公司认识到贵公司采购行为为企业采购，非政府采购与招标。

二、我公司已认真阅读采购文件，并完全理解文件的内容，愿意承担保密责任。

三、我公司保证所递交的投标文件、资格证明等文件内容的真实性、有效性。我公司愿意承担虚构数据及伪造资格证明等有损诚信行为导致的一切不利后果。

四、本次采购涉及函件往来时请使用我公司以下地址及联系方式：

公司名称（全称）：

地址： 邮编：

联系人： 电话：

传真：

公司全称（加盖公章）：

法定代表人或授权代表签字或盖章：

年 月 日

附件3家具采购清单（另附）

附件4

见《附件一：XX公司效果图模型》