智能档案库房设备设施与档案系统互联互通方案

智能档案库房设备设施与档案系统互联互通方案

2021年7月

前 言 方案说明

1 系统概述

应集团要求，作为集团信息一体化的子系统，按照国家档案馆“五位一体”模式标准，在档案库房建设数字档案馆系统、智能库房管理系统，逐步对档案管理进行数字化；建设数字档案管理系统，对数字化档案进行管理；提供智能化的档案资料编研工作；提高档案管理的智能化水平。系统充分利用资源和硬件设备，为各部门办公、决策信息提供利用服务。做到数据规、安全、资源共享、高效利用。

根据上述定位和按照档案管理系统工程设计要求，本着采用最佳性能价格比设备的原则，从集团的实际需求出发，充分考虑系统的整体性、先进性、经济性、可靠性和可扩展性。本设计以实用不奢华、简单可靠为原则，满足档案管理长期的需要，系统具备档案数字化系统、档案密集架系统、智能库房管理系统、温湿度控制系统、视频监控系统、门禁系统、智能灯光控制系统。

第一章档案数字化系统

1.1 系统概述

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案部管理服务提供高效率的全面服务。

档案馆数字化系统应满足数字档案馆“收集、管理、存储、利用”等功能要求：

1、电子文件（档案）在各系统中采集、管理、保存、利用过程中的真实性、完整性、有效性；

2、参照国家档案馆《基于XML的电子文件封装规》（DA/T48-2009）的要示，采用EEP封装技术对电子档案数据进行封装，电子全文和目录信息的紧密绑定；

3、实现各系统数据的接口，包含各公司部门系统接口、零散数据接口、中间数据格式接口；

4、充分采用技术手段解决档案利用过程中的安全保证问题；

5、采用构件化、平台化开发模式确保所有应用系统的可维护性、扩展性、稳定性；

6、通过自定义功能全面实现不同类型档案的综合管理，同时通过置浏览功能，实现不同类型电子全文（TXT、PDF、JPG、TIF、MPG、FLV等）的在线浏览。

1.2 系统功能

档案管理数字化系统将实现档案著录、档案库房管理、档案接待利用信息化，档案数据、档案实体管理一体化，档案数据发布多媒体化，档案数据交换智能化等功能。

1、档案著录

实现综合档案部门文书档案、影音档案文件和案卷级著录，实现无实体档案（数字公文、电子等）的著录；实现档案部门代码、全宗属类、全宗和目录管理；实现著录流程、工作量和著录质量管理；实现档案定位符的分配和管理。

2、库房管理

对实体库房进行图形化，形象化管理，实时掌握库房及其容的实际状态，通过无线局域网技术辅助实现档案出入库操作和实体档案物理位置管理等工作。通过查询利用系统实现库房管理员和档案查询接待员之间的档案交接和相关登记工作。

3、档案查询利用

通过互联和局域网实现数字档案、实体档案的查询阅读、在线预约，预约的多级审核和查询接待管理，现场利用等功能；支持多种档案利用方式；可对利用过程、利用效果和利用反馈进行全程管理；支持利用者、接待员、库房管理员之间的档案交接等功能。

4、现行文件

现行文件系统是档案馆实现政务公开职能的业务系统，主要包含：文件接收、登记、保管、查询、利用和发布等功能。

5、档案

除具备文章发布和栏目管理、论坛、图片库等功能外，还应具备档案信息发布，档案查询、在线预约等功能；可与数字档案馆软件系统协同实现物理隔离条件下的数据交换。

6、档案数据交换

实现数字档案馆应用系统部档案数据通讯协议和技术接口，使各个应用系统之间可以通过档案数据交换系统进行可信、可靠、安全的数据通讯；

档案数据交换系统还可以与数字档案外部系统实现数据交换接口，并通过数据交换协议进行系统外部之间的档案和管理数据交换，如数字档案接收、档案信息发布等，实现档案管理业务与集团相关部门业务流程整合，从而完善数字档案馆扩大数字档案馆的信息共享围、。

7、音像档案管理利用

使用档案著录系统建立图片、音频和视频档案目录数据库，通过音像管理系统收集、归档和建立多媒体档案库，实现音像档案浏览、查找、统计、目录管理、数据维护等管理功能；实现音视频档案在线点播功能，允许集团部门通过档案查询利用系统进行检索、浏览、点播和下载等操作。

第二章档案密集架系统

2.1 系统概述

档案的保存日益多样化，如文字类、实物类、音像类，等等，从档案介质方面有纸质、磁介质、胶片介质等等，由于档案数量多如烟海，因此档案管理建设费用和管理费用日益成为档案发展的瓶颈所在。档案密集架就是在这种情况下不断地发展起来的。使用档案密集柜，对同样库存档案数量、库房占地面积实现可节省化。档案密集柜有手动和智能型两大类。

2.2 系统功能

档案密集架系统基本具备防水、防尘、防倒、防盗、温湿度调控(通风)、防火等功能；可以低电压操作，电气保护安全可靠；同时具备防误操作保护、红外线自动保护、安全杆紧急保护等多种保护功能，能自动锁定；系统具备烟雾报警，消防联动报警功能。

档案密集架系统在管理上具有智能化地借阅档案，自动记录，自动催还功能；能实现档案智能化查询、连续查找，依序打开；通过档案智能化管理，实现有序摆放，有序管理；档案密集架同时具备智能化故障自动检测及应急处理，自动助推，缓启动软着陆，防碰撞功能，能够提高语音提示及短消息提示功能。

档案密集架系统还应该具备应急手柄，岗位式电动操作，固定列触摸屏操作、操作台（PC机）上操作等多种操作方式；并能进行PDA系统手持电脑遥控操作。

第三章智能库房管理系统

3.1 系统概述

智能库房管理系统参照国家档案局《档案馆建筑设计规》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求设计，突出了档案库房档案安全保护的“八防”（即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等）要求，实现了档案库房管理、安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。

3.2 系统功能

智能档案管理系统为档案库房管理提供了一种高智能综合管理方案，系统重新优化集合了档案智能管理、库房温湿度控制、高压细水雾消防灭火、监视报警、门禁巡更等多个智能子系统。在这些系统中，以档案智能管理系统为中心，把库房温湿度控制、高压细水雾消防灭火集成在一个中央控制计算机的操作软件上，实现了多种操作联控、一机多用功能。消防灭火、门禁与监视报警系统仍作为能够独立工作和系统设置，同时与库房温湿度控制子系统的监控软件建立信息传递，使两者同时具有状态监视功能，一旦发生灾情或盗情等异常情况，按约定程序实现操作转移。

系统主要由以下几个系统集成组成：

1、智能库房信息集成与综合显示

智能库房系统主要是对档案库房提供全方位的管理和控制，保障库房和库房实体档案的安全，主要包括档案存储系统、档案监控定位系统、库房LED系统。各种系统之间实现数据共享，相互联动工作。

系统能实时采集库房的温湿度等数据, 对库房的实时温湿度数据，可以通过列表形式或者实时曲线图的形式进行查看。

2、档案实体管理信息集成与综合显示

馆业务系统进行整合，实现档案目录共享以及用户权限体系整合。根据档案全程管理理论实现对档案实体的流程化和智能化的辅助管理，档案实体管理包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、二维码管理、利用及统计等业务。结合电子档案信息，实现包括实体入库的提醒、鉴定提醒、利用请求、盘点、出入库处理等业务信息的集成与综合显示。

第四章温湿度控制系统

4.1 系统概述

档案的寿命与档案库房的温湿度空气净化度密切相关。放在不适宜的温湿度空气净化度下不仅影响档案材料的保存，而且可加速其他因素对档案的破坏。据统计80%的档案的损坏就是由于温度湿度和空气净化度不稳定、虫柱引起的霉变，导致档案的破坏。为了使档案库房的温湿度空气净化度等符合档案保存的要求，需采取一定的措施，即对档案库房的温湿度空气净化度进行控制与调节。国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》，对我国各类档案库房的温湿度提出了明确的规定，标准为温度14－24℃，相对湿度45－60%之间。

4.2 系统功能

温湿度控制系统由中心控制器、存贮器、通讯转换器、区域控制器、传感器及控制模块组成，所有的连接方式均采用总线制连接。传感器与区域控制器为系统的前端设备。传感器负责采集现场温、湿度及防盗、消防信号的数据，并将数据信号传至区域控制器，区域控制器接受到传感器传送的温、湿度及各种数据后进行每区域的处理、比较、显示并根据设定的温、湿度上、下限值向存贮器及上位机传输即时信号，同时向受控设备控制模块发出控制信号，控制模块接受区域控制器传来的各种信息，对空调、去湿机、增湿机、通风、净化、报警等装置进行控制，中心控制器对接受各区域控制器传来的各种信息进行比较、存储、显示、统计、整理及打印，使其可对各区域控制器发出各种指令，同时将信息通过RS485传至上位机，实行环境温湿度控制、远程监控及远程故障诊断，使整套系统自动化控制更趋完美。

温湿度控制系统能检测、存贮、显示、打印库房环境的温湿度及其它各种参数。通过对系统数据的设置、采集、比较、处理，控制受控设备工作，能自动控制各种型号的空调、去湿机等设备。主要功能有：

1、各种报警功能：系统具有防盗、消防、超温超湿等多种报警功能,并有输入输出接口。

2、通风净化功能：根据室外温湿度定时、自动开启换气净化设备，使库房空气保持清新。

3、受控设备自动检测功能：能将运行中的设备状况，即时反馈至中心控制器 及电脑,实时监测。

4、远程控制功能：通过网络，用户可在异地对库房进行实时监控。

5、管理控制软件界面直观、友好，操作方便，提供完善的查询和图表输出功能。

第五章视频监控系统

5.1 系统概述

视频监控系统作为安全管理的一个重要措施，对室的主要出入口、通道进行监控管理。在监控中心可以通过图像监控系统，监视室的主要出入口、通道的人员活动情况，如发现异常情况，可以及时知晓。这样可以防患于未然，保证各区域的安全。并可以通过录像机或数字图像存储设备进行图像记录，以备后用。

基于上述思想，拟设计了一套先进的多功能安防系统，能满足系统工程对安全、管理的要求。

本方案的视频监控系统有以下几部分组成：

（1）视频电视监控系统

（2）防盗及周界报警系统

5.2 系统介绍

视频监控系统工作原理是：在需要监视的前端现场安装合适的摄像机采集实时图像，并把这些图像信号通过网线、视频线等传输线缆将图像送至监控中心的监控主机，监控主机再把经过编译的图像信号通过监视器显示出来，这样安全管理人员不用到现场而在监控中心就能了解所有被监控场所的情况，不但可以节省人力物力，而且大大提高了安全管理的档次和效果。

图像监控系统根据其使用环境和系统功能的不同具有不同的组成形式。一般系统应由前端摄像系统、传输分配系统、控制系统、图像处理保存系统、显示系统组成。

1、前端摄像系统：前端摄像系统的作用是系统所监视的目标，即把被摄体的光、声信号变成电信号，然后送入视频监控系统的传输分配系统进行传送。该系统的核心是摄像机。

2、控制部分：控制部分的作用是在控制中心通过有关设备对系统的摄像和传输分配部分的设备进行远距离控制。控制部分的主要设备有集中控制器、云台控制器、微机控制器等。

3、图像处理系统：图像处理保存是指对系统传输的图像信号进行切换、记录、重放、加工和复制等功能。主要设备有：视频矩阵控制器、硬盘录像机、电脑硬盘。

4、图像显示系统：为方便管理者及时、迅速直观的监视各个被监控的区域，设计采用液晶拼接屏作为主要的图像显示方式。

第六章门禁系统

6.1 系统概述

门禁系统使用MAFIRE非接触式IC卡。通过门禁系统，可以实现对人员权限的明确限定，无论是内部人员或外部人员，都可以通过对权限的设置，清楚的界定可以自由进出的人员，并对人员的进出情况进行记录，以备查询。极大的解放了人员管理的压力，并可达到在提高安全度的情况下节约人力的效果。

6.2 门禁功能

为进一步加强安全管理，安装智能门禁系统，经过技术处理的IC卡可做为开启门禁的“钥匙”，并可记录进出人员信息等情况，便于实时管理与安全防。门禁系统可集成在整个安防系统中，与其余各个子系统进行联动。当有人没有通过身份验证而非法进入时，门禁系统就会会通过联动的报警系统进行报警，那样就可以及时对发生的情况进行处理。

第七章智能灯光控制系统

7.1系统概述

智能灯光系统是对灯光进行智能控制与管理的系统，跟传统照明相比，它可实现灯光软启、调光、一键场景、一对一遥控及分区灯光全开全关等管理，并可用遥控、定时、集中、远程等多种控制方式，甚至用电脑来对灯光进行高级智能控制，从而达到智能照明的节能、环保、舒适、方便的功能。

7.2系统功能

智能灯光控制系统可以通过手动、电脑、手机来控制库房的灯光关闭、开启。系统具备智能感光调光节能功能，能根据库房光线的亮度，自动调节灯光的亮度，达到最佳节能效果。并能自动检测所有灯光布点的情况，实时了解各个灯光的开启、关闭情况。当在库房进行档案实体操作的时候，系统根据档案实体所在的存储位置，分区控制开启库房的灯光, 对管理员的行走路线进行指引，并根据人员的行走路线，自动开启灯光，等人员走开后，自动熄灭等，达到最终节能效果。